9月18日上午，市档案局业务督导处处长徐丽萍来我校工商管理分院指导分院档案工作，分院教学办、学工办、实训中心主任及相关人员参加了会议。会议由分院副院长姜义平主持。
会上，徐处长强调了学校档案工作的重要性，她指出了档案是学校发展历史的凭证,档案工作更是学校各项事业发展的重要基础，做好档案工作就是对历史负责、为现实服务、替未来着想。徐处长对我校的档案工作给予了充分的肯定，对我校的档案工作也寄予了厚望，希望在今年上半年达市级标准的基础上，争取早日达省级标准。同时，徐处长也指出了分院的档案工作存在的三个方面问题，第一是分院没有专门放置档案的场所和从事档案的专兼职人员。第二是分院的档案收集不齐全，很多资料都散落在各个部门或教师手中，这样很容易造成资料的遗失。第三是分院的档案没有按照标准进行整理，每个学期形成的资料堆积在一起，查找很不方便。针对分院档案工作中存在的这些问题，徐处长也提出了三点建议，第一是建立分院档案工作网络小组，由分院分管院长任组长，各办公室、教研室指定人员为兼职档案员。第二是根据学校关于分院档案的归档范围和保管期限，定期进行收集，将散落在各办公室、教研室的文书、声像、实物资料及时收集并集中统一保管。第三是对收集进来的资料按照立卷方法进行整理归档，以方便查找利用。最后，徐处长还实地查看了各个办公室的档案整理情况，并进行了现场指导。
姜义平副院长也对分院的档案工作谈了自己的设想，他认为分院档案工作是学校档案工作的基础，也是分院规范化管理的基础，很难想象教学资料很不齐全的学校，它的教学质量会出类拔萃，所以要抓教学质量必须从基础工作做起。学校有必要对二级分院的档案管理加大软硬件投入，并先搞试点，然后在全校范围内推广，这对于示范性院校评估以及学校各项工作的开展都非常有意义。
